תיאום פגישות

Salesforce.com פיתחה כמה כלים נהדרים שיעזרו לך לבנות את לוח הזמנים ואת לוח הזמנים לפגישה בניו יורק. מעזרה בבחירת מקום אטרקטיבי ומתאים וכלה בהנחייתך בתהליך התכנון, זהו המשאב הטוב ביותר לכל מה שקשור לפגישות בניו יורק.

רכזי פגישות

המכונים גם מתכנני פגישות או אירועים, מרכזים את התכנון והביצוע של פגישות, אירועים ואירועים אחרים עבור חברה או ארגון. הם מתכננים פגישות ואירועים וממלאים חובות עבודה שונות, השונות בהתאם לספקים ולקבלנים השונים המעורבים באירוע. רכזי פגישות נוסעים למקומות פגישות ואירועים בכדי לערוך בדיקות ויזואליות, להיפגש עם ספקים שונים ולחלק את זמנם בין עבודה במשרד לאתר.

למרות שלמתאמי הפגישות כבר יש את הכישורים והמומחיות לתכנן פגישות ואירועים מכל הסוגים בהצלחה, מעסיקים מציעים לעתים קרובות מעט הכשרה.

הדבר הטוב היחיד הוא שאנשים נוטים להופיע בכפייה לפגישה בתאריך, בשעה ובמקום שהם רוצים. זה לא טוב מכיוון שאנשים סובלים מכאבים ומעכבים פגישות על ידי גרירת עצמם בתהליך של תכנון פגישות.

אם אתה רוצה לוודא שאנשים מגיעים לפגישות, שלח להם תזכורות קבועות לפגישות. בנוסף להזכרת המשתתפים בפגישה עצמה, ניתן לשלוח דוא"ל תזכורת עם התאריך, השעה והמקום של הפגישה הבאה, כמו גם כתובת דוא"ל ומספר טלפון.

תרצה שיהיה לך מספיק זמן

כדי להבטיח שהכל יהיה במקום כדי לוודא שהפגישה תעבור בצורה חלקה ולתקן כל מה שייתכן שיהיה צורך לטפל בו לפני שמגיעים משתתפים אחרים. התיאום והאג'נדה של BIM יהיו בשלב מסוים תלויים בסוגיות בעלות מעמד מסוים, של בגרות שעברה חריגה או שלקח זמן רב מדי להסתיים. ניתן להשיג זאת על ידי כך שתקדיש מספיק זמן לחלוק את סדר היום עם כל המשתתפים בכנס בזמן טוב לפני האירוע.

היו גמישים בכל מה שקשור להתאמת סדר היום לפי הצורך

אך אל תתפתו להכניס דברים לפגישה יותר מכפי שתוכלו להשתלב באופן סביר. חשוב מאוד להגדיר יעדים לפגישות מראש ולהיות בטוח שכל מי שמשתתף בהם יכול לעשות קניות ולעבוד לקראת מטרות אלה. להלן הדרך הטובה ביותר לשמור על המומנטום שנוצר במהלך הפגישות והיא דרך טובה להמשיך בעבודה המשותפת להשגת יעדים אלה לאחר סיום הפגישות האישיות.

השתמש בלחצן בקשת הפגישה החדשה

כדי לבקש ממנהל להוסיף אותה לרשימת הפעילויות של חשבון איש הקשר הראשי. תקבל אימייל בכל פעם שמשתתף מוזמן עונה ותוכל לעקוב אחר התגובה הכוללת לבקשתך בדף הפתיחה באזור לוח השנה. אם אתה משתמש ביומן Google ב- Zapier, אתה יכול גם ליצור דברים כמו להזמין אוטומטית – רשימת פריטים בכל פעם שיש לך פגישה חדשה, ולשכוח התראות כאשר הפגישה מתחילה. זכרו שבזמן העבודה על הפגישות, הכנה לקראתם, עזרה למנהל שלכם בארגון פגישות וזכירת הכל עלולים להוביל לבלבול רב.

אם אתה חשדן בכמה אתה יכול לחלוק עם Woven, תוכל גם ליצור קישור לפגישה שניתן להעתיק ולהדביק במקום אחר, במקום להזין את פרטי ההתקשרות לכל פגישה.

שלח קישור זה לאנשים שצריכים לקבוע פגישה

כדי שיראו מתי אתה זמין ויבקש את הפגישה שהם צריכים. אתה גם רוצה להיות בטוח שאתה עושה כל מה שאפשר כדי שמשתתפי הפגישה שלך ירגישו רצויים ונינוחים. הם לא רק מודיעים להם בשעה טובה, אלא גם מכינים את המשתתפים לקראת הפגישות. עזור למנהל שלך להיות מוכן לפגישות, הזכר לו שהפגישות מתקיימות ועזור לו ליידע אותך.

יצירת מרחב וסביבה מסבירת פנים יכולה לסייע בקביעת הטון והאווירה לפגישה יצרנית ולמשתתפים עצמם.

ניתן להשתמש בסדר היום

כדי להנחות את הפגישה ביעדים שצריך להשיג, או כדרך לעקוב אחרי העניינים כאשר מתעוררות שיחות צד או משיקים. אם תתגלה בעיה חדשה במהלך פגישת תיאום, עליך לציין את תאריך המפגש בשדה קבוצת הנושאים. ואז, עבור כל פגישה, נדרש רק דוח התיאום, שנשלח לכל הנושאים המסומנים לפגישות צוות. חברי הקבוצה יכולים לשנות את סטטוס הנושא לפגישת צוות על ידי סימון זה עבור תרומת הצוות כולו.

לאחר הפגישה יש להשיג את היעדים הבאים ולנקוט צעדים אותם יש להשלים

ערכו רשימה של נושאים שנדונו בכל פגישה ושלחו אותה לצוות לפני כל פגישה. עבוד עם הרכז שלך ועם בעלי עניין מרכזיים אחרים כדי לקבוע מה צריך להעלות על סדר היום של הפגישות.

Categories:

דילוג לתוכן