ניהול פגישות

לרובנו אין הכשרה רשמית במיומנויות ניהול פגישות, אך כולם יכולים ללמוד לעשות זאת היטב. בסוף מאמר זה, תקווה שתהיה לך הבנה מקיפה יותר של ניהול פגישות, בה תוכל להשתמש כדי לפתח פגישות, כנסים ואירועים טובים יותר. ניהול פגישות אסטרטגי הוא אולי אחד הכישורים החשובים ביותר בעולם ניהול האירועים, וכל מה שלומדים מניהול אירועים ופגישות בפועל עבור לקוחות אמיתיים נכון גם הוא. כמומחה בניהול אירועים ופגישות אנו לומדים כיצד לתאם פגישות וכנסים, כמו גם פגישות עם לקוחות ואירועים אחרים כגון כנסים.

כאשר אתה מארגן פגישה באופן אישי או מקוון

עליך לוודא שכולם מכירים את השעה ויש להם הוראות כיצד להשתתף. הנחיית פגישות יכולה להיות גם ניהול של משתתפים במידה מסוימת, כדי להבטיח שהם משחקים לפי הכללים ויש להם את ההזדמנות להביע את דעותיהם בלי רק קומץ בריונים לפגישה שמנהלים את הפגישה. אם אתם מתכננים את הפגישות מראש, הזכרו למשתתפים את הזמנים והמקומות שלהם כשהם מתקרבים.

במידת הצורך, קבע פגישות בכדי להתמודד עם פריטי סדר היום הדורשים זמן רב יותר, או קבע פגישות במידת הצורך. נסה לסיים את הפגישות בזמן: אם לא תגיע לסוף הפגישה לפני שתנקוט בצעדים הבאים יעילים, שקול חבל על הזמן.

השגת יעדים: אם יעדיך אינם מוגדרים בבירור או מנוסחים בבירור, אתה מבזבז את זמנם של העובדים שלך.

כשאתם מתכננים פגישות

עליכם להתמקד ביעדים העסקיים שלכם ולהגדיר תוכנות וכלים לניהול פגישות שיעזרו לכם להבין ניתוחים ודמויות מפתח בקלות. אם החלטתם שתוכנת ניהול פגישות היא הבחירה הנכונה עבור הארגון שלכם, העריכו כיצד הפגישות שלכם פועלות כרגע וכיצד אתם רוצים שיעבדו בעתיד, כדי שתוכלו להתחיל לחפש את הפיתרון הטוב ביותר מיד ולא לשכוח אותו.

בנוסף

אתה יכול להשתמש בתוכנת ניהול פגישות כדי לשלוח תזכורות לפריטים שיש לטפל בהם, כך שתוכל לעקוב בקלות מי ביצע עדכונים ומי לא. אם אתה באמצע פרויקט ומצא פריט על סדר היום שאינו מכסה את הפגישה המקורית שלך, צור סדרת מושבים על ידי קישורו לסדר היום, פריטי סדר היום ולוח הזמנים לפגישה הבאה. שלח פריט סדר יום לכל הזמנה ואמר למשתתפים בדיוק מה מצופה מהם בכל אחת מהפגישות שלך.

אם יש לך פגישות חוזרות

כגון תיקוני jour, או אם ברצונך לפשט את תהליך יצירת סדר היום של הפגישה, תוכל להעתיק פגישות קיימות. מצד שני, השימוש בתוכנות דיווח לתמיכה בפגישות מאפשר למשתתפים לגשת למידע בכל פורמט שהם מעדיפים לקראת הפגישה. לאחר שהפגישות החודשיות שלך הושחתו, אתה יודע שתוכנת ניהול הפגישות שלך מכילה את כל המידע שאתה צריך חודש אחרי חודש. הגישה המודולרית שיכולים להציע ספקי פתרונות ניהול היא לענות על הצרכים של קבוצה קטנה של אנשים שניתן לענות עליהם כשהם עדיין קטנים ויש להם מקום לצמוח.

לפני שמתחייבים לפיתרון

חשוב להבין בדיוק מהו פתרון לניהול סדר היום וכיצד הוא מתאים לצרכים הספציפיים של הארגון שלך. ההיבטים שעליכם לקחת בחשבון בתחום ניהול הפגישות כוללים את מספר הפגישות בחודש, נתוני המפתח שעליהם פנו והשעה לכל פגישה.

המטרה העיקרית של פתרון לניהול פגישות

היא ליצור תנאים לתכנון וניהול פגישות, לארגן תקשורת בין צוותים, לניהול נתונים יחסיים ולהחלפת מידע. כפי שמוצג בתרשים לעיל, פתרון מלא לניהול פגישות כולל מספר היבטים שונים, כגון ניהול זמן, תזמון פגישות, תזמון ופגישות.

דרך טובה יותר להוביל פגישה גדולה

היא לשתף את כל המשתתפים בתכנון, בהכנה ובניהול הפגישה. פגישה יעילה כוללת כמה שפחות אנשים, מתחילה מיד, משיגה את היעדים שהוגדרו, נשארת בדרך עם ניהול זמן טוב, כוללת את כל המשתתפים ומשיגה את מטרתה המוצהרת.

עם כל הטיפים שלמדתם כאן, תוכלו להתחיל לתכנן פגישות שאינן סתם כואבות. הגב למטה אם נהנית ממאמר זה אודות שיפור כישורי ניהול הפגישות שלך על ידי הפיכת יעילות לפגישות.

רוב הארגונים משתמשים בפגישות במהלך עבודתם והם יכולים להצליח או לא להצליח

תלוי אם הפגישה מנוהלת כראוי. פגישות קבועות הן פגישות קבועות, כגון פגישות פרויקטים המתקיימות מדי חודש. חלק מהמפגשים נמשכים שעות, אחרים רק כמה דקות או אפילו פחות אם אף אחד לא נוכח. אם המשתתפים צריכים להיפגש רק בכדי לקבל מידע ממפקח או ממנהל צוות, יתכן שפגישות עמידה אינן פגישות סטנד-אפ.

Categories:

דילוג לתוכן