איך לנהל ישיבות אפקטיביות בשיחות ועידה

במאמר זה אתן לך כמה טיפים כיצד להפוך את שיחות הוועידה ואת ישיבות הדירקטוריון שלך ליעילות ככל האפשר. אשתף כמה טיפים וטריקים שיעזרו לך לעבוד בהצלחה רבה יותר. המאמר שלי "הפעלת פגישות יעילות" מכיל טיפים נוספים להכנה לאירועים אלה.

הטיפים שלי לשיחת ועידה מתמקדים בשמירה על שיחת הוועידה שלך רלוונטית, מעורבות המשתתפים בסדר היום, שימוש בטכנולוגיה לטובתך והבאת האנשים הנכונים יחד עם תוצאות מדידות וכימותות.

החליטו כיצד להגדיר את שיחת הוועידה ובחרו סדר יום 

ברגע שלכולם יש את היסודות, אתה יכול להשתמש בשיחת הוועידה כדי לחבר את העובדים שלך לפגישה ולהתחיל לשתף מידע. חלק מהשיחות דורשות מספר ועידה, ואילו אחרות פשוט דורשות קישור לחדר הישיבות שלך. זה כולל כאשר נעשה שימוש בלחצן ההשתקה והמפתח בו שירותי ועידה משתמשים כדי להעמיד את השיחה.
ניתן למצוא מידע נוסף על שיחות ועידה באתר qconf.com

יצירת ומסירה של סדר יום יעיל מסייעת לקבוע את הטון וכיוון הפגישה מראש

על ידי הכנה והתארגנות מראש, עמידה באג'נדה, שליחת מיילים מעקב ושמירה על הצוות שלך באותו דף, תוכל לשלוט ביסודות שיחת ועידה יעילה ופורה.

אם שיחת הוועידה שלך מבוססת אך ורק על תקשורת קולית, חשוב להקפיד על הנחיות מסוימות כדי להבטיח שהיא תעבוד בצורה חלקה. בבחירת מקום שקט לשיחת ועידה: אם אפשר, השתק את הטלפון שלך כדי להפחית את רעשי הרקע במהלך הפגישה.

יתרון אחד של שיחת ועידה טלפונית או שיחות ועידה באינטרנט לעומת פגישות אישיות

לעומת זאת, הוא מידת השליטה שמעניקה מנחה הכנס. זה מסמיך את מנהיג הפגישה לקבוע מה ניתן ומה לא יכול להישמע במהלך שיחת הוועידה ולהגביל את הציפיות. פגישות וירטואליות עובדות טוב יותר מאשר באופן אישי, בשל הציפיות המוגבלות של מה שעובד בפגישה וירטואלית. במילים אחרות, מטריצת העדיפות עוזרת לך להימנע מהצורך בשיחות ועידה קבועות. אם אתה צריך לקיים שיחת ועידה מדי פעם, צור סדר יום של ועידה – שיחות טלפון ועזור במילוי החללים. זה גם עוזר לדובר או למנהל לעמוד בלוח הזמנים של הפגישות מבלי לוותר על נקודות דיון. ברגע שיש לך סדר יום לפגישות, אתה יכול להיות בכוננות כל עוד תרצה.

אם אתה שולח מידע למפגשים שלך מראש

לכולם יש זמן לברר כיצד להצטרף לשיחה בזמן. אם התרבות הארגונית שלך מחייבת אותך להתחיל שיחות ועידה בזמן, עליך לוודא שאתה מתחיל אותם בזמן. לכל משתתף יש מקומות שונים להיות בו, מפגשים שונים להשתתף בהם ופרויקטים אחרים להשלים. יהיה עליכם להיות בטוחים שתתחילו או תסיימו את שיחת הוועידה בכל עת, לכן עליכם להיות בטוחים להתחיל בשיחה בזמן שיחת הוועידה אם תוכלו.

זה אולי נראה מובן מאליו

אך פרוטוקולי פגישה חשובים, ולוודא שמישהו רושם הערות הוא אחד ההיבטים החשובים ביותר בפגישה מוצלחת בשיחת ועידה. בין אם זה פשוט להיות מודע למועד שהיום הכי מתאים לפגישה מסוימת, או אסטרטגיה שלעתים קרובות מתעלמים ממנה כדי להפוך את הפגישות ליעילות, צריך הרבה תכנון, תכנון ולעתים קרובות קצת מזל. בין אם אתה מנסה לקצר את המפגש ובין אם רק רוצה לוודא שכל נושאי סדר היום מטופלים במהלך הכנס, זה יכול לעזור לשמור על הנושא והזמן. בין אם זה אירוע מיוחד או סתם שיחת ועידה, תוכלו להשתמש בזה כנקודת מוצא כדי להבטיח שהכל נדון על סדר היום וכי הפגישה שלכם תהיה אפקטיבית ככל האפשר. שלח סיכום והביא תמיד חברי צוות אם תרצה, אך אל תשתמש בהם כדי להשתמש בהם רק לשיחות ועידה.

היבט חשוב נוסף בניהול פגישה יעילה

הוא שיש לך את האנשים הנכונים באתר שיכולים לתרום באופן פעיל לפגישה. פגישת צוות פרודוקטיבית ויעילה איננה רק פרוטוקולי הפגישה הטובים ביותר, אלא דאגה כי לאנשים הנכונים תהיה גישה לידע הנכון לפני, במהלך ואחרי הפגישה שלך ויכולים לעבוד עליה ללא בעיות. על ידי יצירת סדר יום איתן המעודד אנשים להקשיב לעומק ולהיות כוללניים, תוכלו לקיים פגישות יעילות שמעוררות השראה, לא תסכול, ומשאירות אתכם עם הצעדים הבאים ברורים. נפגשים רק במידת הצורך ורק לפרק זמן קצר, לא למשך הפגישה.

 

Categories:

דילוג לתוכן